Zásady ochrany osobních údajů

Kdo jsme

NEY spořitelní družstvo je silná, moderní a inovativní finanční instituce, která na českém finančním trhu působí již od roku 1999. Svým členům z řad občanů, živnostníků a obchodních korporací nabízíme atraktivní úvěrové a spořicí produkty. Při tom klademe velký důraz na poctivost a spokojenost našich členů. V našem zájmu je vytvořit si trvalý vztah založený na důvěře. Respektování soukromí našich členů je pro nás klíčové, proto jsme vypracovali níže uvedený dokument o zásadách ochrany soukromí, ve kterém naleznete informace o naší praxi v oblasti ochrany osobních údajů. Uvádíme, které druhy osobních údajů o Vás shromažďujeme, jak je zpracováváme, za jakým účelem je používáme a jak je chráníme, s kým je můžeme sdílet a jaká jsou Vaše práva týkající se Vašich osobních údajů.

Co jsou to osobní údaje?

Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace, která se týká identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tj. jakýkoliv údaj, na základě kterého je možné určit osobu přímo (např. jméno), nebo nepřímo (prostřednictvím údajů v pseudonymizované podobě, jako je jedinečné identifikační číslo. Osobní údaje zahrnují údaje, jako je jméno a příjmení, bydliště, datum narození, rodné číslo, e-mail, číslo mobilního telefonu, číslo bankovního účtu, veškeré údaje související se zdravotním stavem, ale také i dynamická IP adresa Vašeho zařízení a soubory cookies.

Jaké údaje o vás shromažďujeme a jakým způsobem je zpracováváme?

Osobními údaji, které o Vás zpracováváme, jsou především údaje, které slouží k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci členů, zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání, dodavatelů nebo jiných osob. Těmito jsou zejména jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, příp. datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo dokladu totožnosti, kopie nebo opis dokladu apod.

Dále se jedná zejména o údaje, které jsou potřebné k tomu, abychom mohli uzavřít obchod bez nepřiměřených právních a věcných rizik a jsou proto potřebné s ohledem na naši zákonnou povinnost postupovat při výkonu své činnosti obezřetně, nebo o údaje, které jsou potřebné k uskutečnění již sjednaného obchodu nebo plnění jiných právních povinností. Podrobněji jsou zpracovávané údaje popsány v dalších kapitolách.

Zpracování osobních údajů probíhá automatizovaně i manuálním způsobem a podléhají fyzické i technické kontrole. Osobní údaje se zpracovávají zejména v informačních systémech ELBOS, mFiles, ANO24, HELIOS.

Jak osobní údaje získáváme?

1. od nečlenů v souvislosti s jejich zájmem o služby NEY spořitelního družstva;
2. od členů při jednání o uzavření obchodu nebo poskytnutí služby a při jejich následné realizaci;
3. od uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců při náboru, uzavírání pracovní nebo jiné smlouvy v souladu se zákoníkem práce, a v souvislosti s probíhajícím zaměstnáním;
4. z veřejně přístupných rejstříků, registrů, seznamů a evidencí (např. Obchodní rejstřík, Živnostenský rejstřík, Katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam);
5. od ručitelů v rámci uzavření úvěrového obchodu;
6. od zástavců v rámci uzavření úvěrového obchodu;
7. od avalistů v rámci uzavření úvěrového obchodu;
8. od jednatelů právnické osoby v rámci uzavření depozitního obchodu;
9. od jednatelů právnické osoby v rámci uzavření úvěrového obchodu;
10. od členů představenstva právnické osoby v rámci uzavření depozitního obchodu;
11. od členů představenstva právnické osoby v rámci uzavření úvěrového obchodu;
12. od společníků právnické osoby v rámci uzavření úvěrového obchodu;
13. od akcionářů právnické osoby v rámci uzavření úvěrového obchodu;
14. z Registru FO SOLUS, zájmového sdružení právnických osob;
15. případně od dalších subjektů, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis nebo pokud k tomu dal subjekt údajů souhlas.

Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje zpracováváme za různými účely, které zahrnují:

1. jednání o smluvním vztahu, plnění smlouvy uzavřené mezi námi a našimi členy včetně změn smluvních vztahů;
2. uzavíraní pracovně právního vztahu;
3. ochranu důležitých práv a zájmů členů;
4. ochranu práv a zájmů NEY spořitelního družstva, příjemce nebo jiných příslušných osob;
5. archivaci na základě zákona;
6. nabízení služeb fyzickým a právnickým osobám;
7. provádění reportingu v rámci informačního systému NEY spořitelního družstva;
8. dodržení právních povinností;
9. účely statistiky.

Podle účelu, pro jaký jsou údaje použity, může být právním titulem:

• váš souhlas;
• uskutečnění našeho legitimního zájmu;
• uzavíraní a plnění smlouvy;
• právní povinnost: pokud je zpracování osobních údajů vyžadováno zákonem nebo je nezbytné ke splnění povinnosti, kterou zákon ukládá.

V níže uvedených tabulkách uvádíme podrobnější vysvětlení, jaké údaje o Vás shromažďujeme, za jakým účelem, při jaké činnosti a na základě jakého právního titulu, podle toho, jestli jste náš klient, zaměstnanec/uchazeč o zaměstnání anebo dodavatel.

Zpracování osobních údajů zájemců o členství a členů

Zpracování osobních údajů zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání

Zpracování osobních údajů dodavatelů

Jak jsou vaše osobní údaje zabezpečeny?

Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou a elektronickou kontrolou a disponujeme bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením a jiným možným zneužitím.

Všichni zaměstnanci, kteří s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázáni povinností mlčenlivosti.

Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu danou platnými právními předpisy. Po uplynutí této lhůty údaje likvidujeme nebo anonymizujeme. Nejčastěji Vaše osobní údaje budeme archivovat 10 let po ukončení smluvního vztahu, v rámci kterého je zpracováváme.

Fyzickou likvidaci osobních údajů provede odpovědný zaměstnanec organizačního útvaru, který jednal s členem o poskytnutí služby, a dále odpovědný zaměstnanec útvaru, ve kterém jsou osobní údaje v listinné podobě uloženy.

Kdo má přístup k vašim osobním údajům?

Vaše osobní údaje mohou zpracovávat naším jménem rovněž naši důvěryhodní externí poskytovatelé služeb

Spoléháme na důvěryhodné třetí osoby, které naším jménem provádějí řadu obchodních činností. Poskytujeme jim pouze informace, které potřebují pro poskytnutí služby, a vyžadujeme, aby Vaše osobní údaje nepoužívaly pro žádný jiný účel. Vždy vynakládáme veškeré úsilí, abychom zajistili, že všechny třetí osoby, s nimiž spolupracujeme, budou Vaše osobní údaje uchovávat zabezpečeně.

Například zpracování osobních údajů za účelem monitoringu záznamů o osobách, které jsou zapojeny do úvěrových vztahů, ve veřejných seznamech, mohou provádět tito zpracovatelé:

• CRIF - Czech Credit Bureau, a.s. se sídlem Na Vítězné pláni 1719/4, Nusle, Praha 4, PSČ: 140 00, IČ: 262 12 242
• ARFIN s.r.o. se sídlem U Uranie 954/18, Holešovice, Praha 7, PSČ: 170 00, IČ: 242 27 773

Vaše osobní údaje můžeme s Vaším souhlasem sdílet pro účely přímého marketingu s třetí osobou

Vaše osobní údaje sdílíme s třetími osobami pro účely přímého marketingu pouze s Vaším souhlasem. V této souvislosti Vaše údaje zpracovává tato třetí osoba jakožto správce osobních údajů a použijí se její vlastní podmínky a oznámení o ochraně osobních údajů.

Jaká práva máte v souvislosti s ochranou vašich osobních údajů?

NEY spořitelní družstvo respektuje Vaše právo na ochranu soukromí. V této souvislosti máte možnost využít tato práva daná Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „Nařízení“):

Pro zpracování Vašeho požadavku můžeme požadovat Váš doklad totožnosti.

Kontaktní údaje

Pokud máte jakékoli dotazy či připomínky týkající se zpracování Vašich osobních údajů, nebo máte zájem uplatnit některé z Vašich výše uvedených práv, kontaktujte našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese: poverenec@ney.cz nebo písemně na adrese sídla NEY spořitelního družstva.